ADMINISTRACION DE PYMES

ADMINISTRACION DE PYMES
SISTEMAS PRODUCTIVOS

lunes, 19 de noviembre de 2007

PLANIFICACION ESTRATEGICA EN LAS PYMES




PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS







Modelo de Planeación Estratégica para fortalecer el proceso gerencial de las PYME en Tinaquillo Municipio Falcón del Estado Cojedes.

AUTOR: MARIA DEL VALLE


Presentación.
La evolución del mundo de los negocios, la globalización de la economía, la mayor incidencia de la tecnología tanto en los aspectos productivos como en los de gestión y control de las actividades económicas, hacen cada vez más necesarias la constante actualización de los conceptos que marcan la dirección empresarial.
Todo esto conlleva a considerar imprescindible la toma de conciencia que el Pequeño y Mediano Empresario debe tener de un modo constante, una actitud de permanente actualización y optar siempre por métodos de gestión empresarial cada vez más sofisticados y profesionalizados, para el logro de una empresa viable que influya positivamente en la oferta de trabajo, en la de producción y servicios, en el aumento del producto nacional y en la extensión del bienestar a un mayor número de ciudadanos.
En este sentido, el gerente o el director debe desarrollar de una manera armónica diferentes actividades que le lleven a obtener resultados económicos satisfactorios, con lo que permite establecer las bases de la evolución positiva de la empresa. Estas actividades se pueden sintetizar de la siguiente manera: Conocer el negocio, planificar, conducir a sus subordinados para la consecución de los objetivos fijados y establecer los modos y momentos de actuación de cada uno de ellos.
La Enciclopedia Práctica de la Pequeña y Mediana Empresa (1999) señala que en el ámbito de las PYME, esto implica una constante búsqueda de la eficiencia, tanto del personal como de cada uno de los elementos que la componen. Para ello el director debe consagrarse a la permanente formación personal y mantener un constante conocimiento de la empresa, mercado, entre otros.
Todo ello le permitirá desarrollar las funciones básicas e inherentes a su cargo, tales como: planear el trabajo, organizarlo, establecer objetivos, motivar a sus colaboradores, el control, evaluación y retroalimentación.
El Modelo de Planeación Estratégica propuesto permitirá a los Gerentes de las PYME formular su futuro, fundamentado en un sistema interdependiente, que integra todos los componentes de manera armónica, así como los diversos recursos humanos, materiales y financieros para orientar las acciones que habrán de ejecutarse en la empresa hacia el logro de los objetivos propuestos y que al mismo tiempo establezca los mecanismos de control de dichos logros.
Además, el modelo plantea el diseño de planes estratégicos a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y de acuerdo a las características y necesidades de las PYME. De igual manera, el modelo orienta a los Gerentes a considerar de manera sistemática y evaluar permanentemente las condiciones internas de las PYME y los factores de su entorno, comprende la misión, visión, objetivos, las estrategias propiamente dichas y los planes de acción que se aspiran lograr.
Es importante señalar que el modelo de planeación estratégica propicia la participación activa de todo el personal de las PYME, en todos los niveles de las empresas, con la finalidad de mejorar las estrategias de la empresa, desarrollando una misión y visión compartida que sea significativa para gerentes y empleados y logren satisfacer las necesidades de los clientes.
Además, con la aplicación de este modelo se reorientará el proceso de planeación de manera permanente tomando en cuenta las prioridades estratégicas con respecto a la comercialización, producción, finanzas y personal, para resultados exitosos haciendo énfasis en el qué lograr (objetivos) qué hacer (estrategias), concentrándose solo en aquellos objetivos factibles de lograr y en qué negocio o área competir en correspondencia con las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno, así como las debilidades y fortalezas del factor interno de las PYME.
6.2. Justificación de la Propuesta.
La planeación estratégica ayuda a las empresas a evitar problemas financieros así como otros beneficios tangibles, como una mayor alerta ante las amenazas externas, una mayor comprensión de las estrategias de los competidores, un incremento de la productividad de los empleados, una menor oposición al cambio y un entendimiento más claro de las relaciones entre la compensación y el desempeño.
Así mismo, refuerza la capacidad de las PYME para prevenir problemas porque fomenta la interacción entre los Gerentes y empleados en todos los niveles, compartiendo los objetivos de la empresa facultándoles para que puedan mejorar el producto o servicio y reconociendo sus contribuciones. También impone orden y disciplina en una empresa, renueva la confianza en la estrategia empresarial actual y señala que se requieren medidas correctivas.
El proceso de planeación estratégica sienta las bases para que los gerentes y empleados puedan identificar y racionalizar la necesidad de cambio, es decir, les ayuda a ver el cambio como una oportunidad y no como una amenaza.
Las razones del por qué la planeación estratégica es vital para las Pequeñas y Medianas Empresas entre ellas: es indispensable para que los gerentes puedan cumplir sus responsabilidades en forma eficiente, exige a los directores que formulen y contesten preguntas claves para su empresa, a las cuales debe prestar atención, permite a los empresarios tomar las mejores decisiones acerca de las medidas a tomar en cuanto a las oportunidades y amenazas del futuro, en vez de esperar que sucedan las cosas.
Además es una manera efectiva de considerar a una empresa como un sistema, estimula el desarrollo de metas apropiadas, las cuales son factores poderosos para la motivación de las personas, proporciona una estructura para la toma de decisiones en toda la empresa, involucrando a todos los integrantes, por lo que mejora el desempeño de la mayoría de las funciones directivas, debido a que señala los asuntos claves y ayuda a establecer las prioridades adecuadas para tratar a los mismos.
Cabe señalar que los sistemas de planeación estratégica son canales perfectos de comunicación, mediante los cuales el personal en todo la empresa habla el mismo lenguaje al tratar problemas sustanciales tanto para ellos como para la empresa. Ayuda a capacitar a los gerentes, desarrollando sus habilidades directivas, proporciona una oportunidad para la gente que integra una organización de contribuir con sus talentos en el proceso de la toma de decisiones, dándole participación activa en todos los procesos.
Un aspecto significativo de la planeación estratégica es que acelera el crecimiento y mejora la rentabilidad, concentra los recursos en asuntos importantes, distribuye los bienes entre las áreas de acuerdo con sus potencialidades, desarrollando un sistema de referencia para los presupuestos y planes operativos, permite hacer análisis situacionales para proporcionar una mejor conciencia del potencial de la empresa, permite una mejor coordinación interna de actividades, control de operaciones, sentido de seguridad a los gerentes. Proporciona un mapa para indicar en donde estará ubicada la empresa y cómo llegar hasta allí. Por lo que se puede establecer objetivos más reales y exigentes.
En este sentido, el modelo de planeación estratégica permite detectar oportunidades, clasificarlas por orden de prioridad y explotarlas, ofrece una visión de los problemas administrativos, representa un marco para coordinar y controlar mejor las actividades, reduce las consecuencias de condiciones y cambios adversos, permite tomar decisiones importantes para respaldar mejor los objetivos establecidos, permite asignar con mayor eficacia recursos y tiempo a las oportunidades que se han detectado, constituye un marco para la comunicación interna del personal, contribuye a incorporar la conducta de los individuos al esfuerzo total, ofrece una base para delimitar las responsabilidades individuales y/o grupales, fomenta el razonamiento anticipándose a los hechos, ofrece un enfoque cooperativo, integrado y motivador para atacar problemas y aprovechar oportunidades, propicia una actitud positiva ante el cambio, brinda un grado de disciplina y formalidad a la administración de la empresa.

INTRODUCCION

INTRODUCCIÓN
La Pequeña y Mediana Empresa constituye el sector de mayor representatividad en cuanto al número de establecimientos en Venezuela, de aquí la importancia que tiene como dimensión socioeconómica, es decir, como productora de bienes y servicios, como espacio de relaciones sociales, generación de empleo y aporte al desarrollo económico y social del país.
Es por ello, que se hace necesario que las PYME transformen y tengan una visión más articulada en su conjunto, abriendo espacio para la concertación, como instrumento básico para impulsar y articular el desarrollo de la industria, principalmente en los actuales momentos, cuando la situación de crisis política, económica y social por la que ha atravesado el país incide negativamente en las PYME.
En esta perspectiva se requiere de la participación activa de los empresarios en la búsqueda de resultados concretos y positivos mediante el establecimiento de lineamientos estratégicos que determinen las acciones para promover la modernización y la productividad de las PYME, incorporando esquemas de calidad en el proceso administrativo y las funciones gerenciales.
Dentro de esta realidad están inmersas las PYME de Tinaquillo, según estudio realizado por CENDECO, las cuales requieren de una nueva visión del conglomerado industrial, en cuanto a sus procesos administrativos que aseguren el dinamismo de sus operaciones para la transformación productiva mediante estrategias, políticas y acciones prioritarias que, promuevan activamente la competitividad del emplazamiento industrial.
En efecto, en las PYME de Tinaquillo, es importante considerar la formulación y evaluación de estrategias y planes, como oportunidad para aprender en equipo y mejorar la gerencia de la empresa, a objeto de estructurar su trabajo productivo para la elaboración de productos o prestar servicios que se corresponden según su misión, objetivos y planes.
En este orden de ideas, la aplicación de la planeación estratégica a la Pequeña y Mediana Empresa, representa una herramienta para definir y alcanzar objetivos empresariales respondiendo positivamente a los cambios del entorno.
En consecuencia, se plantea la siguiente investigación, la cual tiene como propósito proponer un modelo de planeación estratégica para fortalecer el proceso gerencial de las PYME en Tinaquillo Municipio Falcón Estado Cojedes, con la finalidad de ayudar a sus administradores comprender y analizar el medio ambiente externo: económico, social, tecnológico, cultural y de la competencia; y la manera como estos factores afectan la planeación, también a expresar la posición de la empresa, evaluar sus recursos, identificar sus objetivos y seleccionar las estrategias pertinentes para la consecución de los mismos. Por lo que se desarrolla una metodología de planeación y aprovechamiento máximo de recursos de las PYME.
De esta manera, la investigación se estructura en seis capítulos. En el Capítulo I, se plantea el Problema, es decir, la situación detectada, destacando su importancia, enfocando de manera global el tema, hasta centrarse en lo específico, para encontrar las respectivas explicaciones y plantear la solución. De igual manera se formulan los objetivos, justificación, alcances y limitaciones.
En el capítulo II se plantea el Marco Teórico, se indaga sobre los antecedentes del estudio, considerando experiencias previas, relacionadas con el problema, luego se hace la recopilación conceptual que caracterizan el tema seleccionado, describiendo y analizándolo ampliamente, esto constituye las bases teóricas. También se fundamenta legalmente la investigación y se operacionalizan las variables del estudio. En el capítulo III, se elabora el Marco Metodológico, donde se especifica el tipo y diseño de la investigación, la población y muestra, técnica e instrumento de recolección de datos y la técnica de análisis de datos. En el Capítulo IV se presentan los resultados del estudio, en el Capítulo V, Conclusiones y Recomendaciones, el Capítulo VI corresponde al diseño del modelo de planeación estratégica. Luego se señalan las referencias bibliográficas y los anexos del trabajo.

EL PROBLEMA

CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema.
En los últimos años como un fenómeno mundial, la multiplicación de pequeñas empresas ha sido realmente importante y las estadísticas sostienen que han sido estas nuevas unidades productivas las responsables de generar empleo a la creciente población humana en edad de trabajar. Ante la imposibilidad de las grandes empresas existentes de crear nuevos empleos y ante la escasa creación de nuevas empresas las PYME representan una alternativa viable a este problema.
En efecto los gobiernos en muchos países desarrollados o no, han dado importancia a la pequeña y mediana empresa disponiendo recursos para aportar a los nuevos empresarios, creando organismos, emitiendo fondos y disposiciones especiales que faciliten el despliegue de las nuevas empresas.
Toda empresa es parte importante de un medio, que directa o indirectamente afecta de manera especial la estructura económica y social de un país. Es por ello que estas empresas deben contar con un perfil de trabajo que propicie un crecimiento y desarrollo progresivo. Es ya conocido por muchos la importancia del papel que desempeñan las PYME en la actualidad.
Además, Anzola (1995) piensa que la organización y administración efectiva de este tipo de empresas generarían un potencial de bienestar social y económico a las expectativas de un país, dado a que se podría crear una infraestructura eficientemente localizada y dirigida a tomar decisiones diarias respecto a las actividades de administración, mercados, producción, contables y financieras y de recursos humanos.
Es importante señalar que la administración eficiente y bien dirigida exige que sus gerentes estén conscientes de lo que su acción representa, así como las de habilidades de análisis para la toma constante de decisiones, es decir, si cuenta con herramientas apropiadas, su trabajo será más satisfactorio y alentador.
En este sentido, Anzola (1995) plantea que la gran atención que el gerente de la empresa dedica a la misma hace de la administración general un producto relevante dentro de su actividad. Por lo que se requiere que el gerente adquiera conocimientos, habilidades y destrezas para el manejo de la empresa fundamentada en las actividades que emprende para coordinar el esfuerzo de los involucrados para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
Esto significa que la administración representa una herramienta vital en todos los cambios de la vida moderna a la luz de los cambios científicos y tecnológicos de la actualidad. Los elementos más simples de la administración son las ideas, las personas y las cosas, para manejar adecuadamente deben considerarse otros elementos más complejos como la planeación, la organización, la dirección y el control.
En esta perspectiva la planeación es la más importante de las funciones administrativas, ya que ésta ayuda a ordenar y desarrollar las ideas las cuales influirán sobre el trabajo que se realiza. Rodríguez (2001) señala que la planeación “es un proceso básico del que nos servimos para escoger nuestros objetivos y determinar cómo lo vamos a alcanzar” (p.11).
Es por ello que la planeación precede a las demás funciones del proceso de administración, ya que planear implica hacer la selección de las decisiones más adecuadas, acerca de lo que habrá de realizar. Por lo tanto, planear es el proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización.
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, porque a través de ellas se prevé las contingencias y cambios que pueda deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlos, además de reconocer hacia donde se dirige la acción, permite determinar y aprovechar mejor los esfuerzos.
De allí que se plantea un nuevo enfoque de la planeación, referida a planear estratégicamente, al respecto Rodríguez (2001) considera importante hacer ajustes al ciclo de vida de la empresa, introduciendo cambios conforme a los requerimientos de la empresa. Es necesario regenerar la empresa y desarrollar los conocimientos administrativos adecuados para efectuar estas tareas.
En la medida que una empresa (bienes o servicios) recorren su ciclo vital también lo hacen las formas de estructura organizacional, de esta manera aparecen compromisos formales más firmes respecto a las personas que laboran en la empresa, esto implica también cambios en la conducta gerencial. En cualquier etapa, la actividad gerencial es un proceso destinado a lograr la eficacia y la eficiencia de la empresa, sus instrumentos exigen: fijar objetivos, orientar los esfuerzos de la empresa, determinar y tomar decisiones, implantar la estructura organizacional, evaluar el desempeño, establecer un sistema de sueldos y salarios, un sistema de compensación, controlar la gestión para lograr los resultados planeados.
A razón de que en la actividad empresarial nada sucede realmente al azar, es consecuencia de una serie de hechos, acontecimientos, decisiones que se han producido o se han dejado de producir con anterioridad. Por consiguiente, la planeación estratégica es planeación a largo plazo, que enfoca a la organización como un todo.
Al respecto, Steiner citado por Rodríguez (2001) define la planeación estratégica como “el proceso de determinar las mayores objetivos de una organización y las políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y disposición, recursos para realizar esos objetivos” (p.98).
La esencia de la planeación estratégica consiste en la identificación sistemática de oportunidades y amenazas que surgen en el futuro, los cuales combinados por otros datos importantes proporcionan la base para que una empresa tome mejores decisiones en el presente para aprovechar su potencial.
La estrategia en una empresa proporciona la orientación, indica a todos los colaboradores hacia dónde se encamina la empresa y qué es lo que necesita para tener éxito, requiere de dedicación para actuar con base en la observación del futuro y una determinación para planear constante y sistemáticamente como una parte integral de la administración. Además representa un proceso mental, un ejercicio intelectual, más que una serie de procesos, estructuras, procedimientos o técnicas prescritas.
Para lograr mejores resultados, los directivos y el personal de la empresa deben creer en el valor de la planeación estratégica y tratar de desempeñar, sus actividades lo mejor posible, tomando en cuenta tres tipos de planes básicos: Plan Estratégico (largo plazo), Planes Tácticos (mediano plazo), Planes Operativos (corto plazo). Este tipo de planeación representa un esfuerzo sistemático y formal de una empresa para establecer sus objetivos, políticas y estrategias básicas para desarrollar planes detallados con el fin de poner en práctica las ideas y políticas para lograr los objetivos.
Para abordar la problemática de la planeación gerencial de las PYME, es necesario considerar las peculiaridades económicas y experiencias que pueden servir de elemento de análisis en el diseño de políticas hacia la PYME, se puede destacar la excesiva presencia estatal en el desempeño económico y el énfasis hacia la distribución del ingreso petrolero a través de los subsidios generalizados a los diferentes sectores del país incluyendo las industrias y dentro de ella el sector de la PYME.
Los cambios políticos, económicos y sociales producidos en el país en los últimos 10 años, han incidido en el sistema de seguridad social, que también influye en el comportamiento de los gerentes de las PYME, ya que deberá enfrentar muchos retos, para lo cual tendrán que tener conciencia y centrarse en los diferentes cambios que se puedan presentar.
Londoño (1998) señala que “así como nacen empresas se produce el cierre de muchas de ellas y uno de los factores que inciden en ello es el desconocimiento de las prácticas administrativas en los cuales se maneja adecuadamente una empresa” (p. 7).
Generalmente, el microempresario tiene conocimiento de su oficio, pero desconoce muchas actividades propias de la gerencia, las cuales son parte vital de la existencia de la empresa. En este sentido, es responsabilidad del gerente o propietario ejecutar un conjunto de acciones administrativas de las cuales el negocio permanezca y se proyecte con seguridad hacia el futuro.
Una de las deficiencias de las PYME consiste en términos generales, en que sus actividades no están debidamente planeadas, en tal sentido, la falta de planeación provoca en la PYME una serie de consecuencias negativas que pueden ser críticas para el éxito y pueden afectar su propia existencia a mediano y a largo plazo. Los costos que genera la ausencia de planeación estratégica están referidos a excesivas situaciones imprevistas, falta de guía, de acción clara y precisa.
En el Estado Cojedes, en un diagnóstico realizado por el Centro de Extensión y Desarrollo Ejecutivo y Consultoría Organizacional CENDECO (2000) se determinó que la concentración industrial mayoritaria del Estado Cojedes está ubicada en Tinaquillo, Municipio Falcón, es decir, el 50% de los establecimientos industriales y el 70% de los empleos se concentran en este Municipio, localizado al margen de la Carretera Nacional Troncal 05. En el área de estudio se localizan 3 zonas industriales: Zona Industrial Textil, Zona Industrial Municipal y Zona Industrial Corpoindustria, predominando las metal mecánicas, químicas, de plástico, gomas y de alimentos.
Las conclusiones del estudio de CENDECO evidencian que el tipo de actividad al cual se dedican las empresas en Tinaquillo (metalmecánica, químico, plásticas) genera una escasa interrelación de las mismas con la localidad y con el Estado Cojedes (actividad agropecuaria), como contraposición a una fuerte relación con Carabobo y Aragua.
Es importante señalar que las empresas localizadas son pequeñas y medianas de acuerdo al número de empleo que generan, además operan con una baja utilización de su capacidad instalada, lo que hace que las empresas tengan un bajo poder de compra y negociación, lo cual incide negativamente en un desempeño individual y colectivo. Ello se ve reforzado por las limitadas relaciones funcionales, comerciales y gremiales entre las empresas de Tinaquillo.
Con base en el análisis realizado por CENDECO, se determinó que la calificación del emplazamiento industrial de Tinaquillo dentro de la matriz valor agregado es bajo medio. Esto significa que las PYME no tienen el potencial necesario desde la óptica de valor agregado de convertirse en empresas líderes en el sector textil, plástico, metalmecánico y químico. En cuanto a los aspectos socio-institucionales se destaca la inexistencia de instrumentos locales de planificación urbanística y/o de estímulo / regulación de la actividad industrial También se observó que la situación recesiva de Tinaquillo ha generado disminución del número de empresas, el parque industrial opera por debajo de su capacidad instalada y los servicios públicos son deficientes.
En resumen, se está en presencia de un emplazamiento industrial con baja conectividad interempresarial, además con un bajo medio nivel de desarrollo competitivo, pero con excelente ubicación geográfica y alto potencial de promoción de actividades.
Lo descrito anteriormente, conlleva a la necesidad de potenciar la capacidad de la gerencia de entender un entorno competitivo y los impulsores fundamentales en su toma de decisiones para el fortalecimiento de la actividad industrial de las PYME en Tinaquillo.
Esta situación indica que existe la necesidad de un cambio en la planeación, de manera que permita a los administradores prepararse para hacer frente a los rápidos cambios del medio ambiente en que opera la organización.
Gray citado por Rodríguez (2001) detectó en un estudio que las deficiencias de planeación estratégica se atribuyen a los aspectos siguientes: inadecuada preparación de los administradores en materia de planeación estratégica, excesiva vaguedad de los objetivos de la empresa, insuficiencia de la información destinada a la elaboración de planes de acción, ineficaz realización de las revisiones, del plan estratégico, insuficiente vinculación ante la planeación estratégica y el control, imprecisa identificación de unidades de negocio.
De la argumentación anterior, se desprende que la planeación estratégica debe integrarse al proceso de administración total, a la estructura organizacional, al sistema de información administrativo, al sistema de presupuestación que facilite el cumplimiento de objetivos estratégicos y un método eficaz de evaluación de desempeño con base en los objetivos. Esto confirma que una planeación estratégica adecuada requiere de un enfoque de sistemas en el que se ponga de manifiesto la interdependencia de las actividades administrativas.
De allí la necesidad de diseñar un modelo de planeación estratégica dirigida a la gerencia general de las PYME del Municipio Falcón del Estado Cojedes, con el objeto de intentar una transición ordenada hacia el futuro, relacionada con las perspectivas de las decisiones actuales para la decisión real que tomará el gerente general. En consecuencia es necesario plantear las siguientes interrogantes:
- ¿Cuál es la situación actual de las PYME de Tinaquillo – Estado Cojedes?.
- ¿Cuáles son las necesidades de planeación estratégica que existe en las PYME de Tinaquillo – Estado Cojedes?.
- ¿Existe factibilidad de aplicar un modelo de planeación estratégica para fortalecer el proceso gerencial de las PYME de Tinaquillo?.¿Es necesario la elaboración de un modelo de planeación estratégica

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

1.2. Objetivos de la Investigación
1.2.1. Objetivo General.
- Diseñar un modelo de planeación estratégica para fortalecer el proceso gerencial de las PYME de Tinaquillo – Estado Cojedes.
1.2.2. Objetivos Específicos.
- Diagnosticar la situación actual de las PYME de Tinaquillo – Estado Cojedes.
- Determinar las necesidades de planeación estratégica que existen en las PYME de Tinaquillo – Estado Cojedes.
- Establecer la factibilidad de aplicar un modelo de planeación estratégica para fortalecer el proceso gerencial de las PYME de Tinaquillo – Estado Cojedes.
- Elaborar el modelo de planeación estratégica.